3. 为了既能向读者提供急需的海关专业英语单词或词组的翻译，又能提供循环资料和学术研究需要的比较系统的完整资料，本辞典采用单个词条释义与精短板块信息相互参照和对比的方法。为了方便读者查找词条和还原当时英语词条的语境，大多词条后面皆标明参见资料。本辞典遵循编写英汉大辞典的一般规则外，还有自己创新、独特的体例结构和编序方式：英文单词中文翻译中文定义、沿革或名称演变举例⊙短句、短文部分相关词组◎参见资料◎书籍资料名称、作者姓名、出版社名称、出版日期、版次、资料页码。中国近代海关史料浩如烟海，为了方便读者，尽可能标明资料的具体线索，特别是页码，以最大限度方便读者。例如，Any special reasons for transfer or retention有无转调或留在本口之特别理由？◎参见资料代号资料页码编号：XXVIII39读者可查本书附录资料代号索引表得知，参考资料为海关总税务司署统计科1932年印行《中国海关人事管理制度》第39页。
为了让读者对当时世界各国海关行政制度之英语习惯使用方法与中国的比较，收集了20世纪30年代英国、美国、德国、法国、比利时、日本、澳大利亚、坎拿大海关英汉词语供参考。如，Debenture退税凭单英国海关制度◎参见资料代号资料页码编号：V下443读者可查本辞典附件资料代号索引表后得知为刘辉主编：《民国时期各国海关行政制度类编》，中国海关出版社2009年版下卷第443页。
参见资料一般应该是已经公开出版物，但因海关专业的特殊性，有些资料虽然还未公开出版，但质量较好、参考价值较高、实用性较强，即使个别资料连页码也没有，作者也将其列入资料代号索引表。
5. 为了使读者尽快掌握近代海关建置、业务制度、相关事务、人文史料的当时习惯用语和特殊的翻译，用辨异方法，列出目前翻译经常出现的欠妥之处，进行比较。例如，Inspector General①总税务司；②总邮政司。泛指晚清与民国时期政府被迫聘用外国人职掌全国海关事务或全国邮政业务的官职名。此后为了区分不同场合、不同范围，将Inspector General of Customs翻译成海关总税务司；Inspector General of Posts翻译成总邮政司。如果在特定范围、场合、出版物，一般仅用Inspector General即可。
7. 海关机构和海关制度的演变，不仅与历史背景、历史事件、人文科学等有密切联系，与历史地理学也有千丝万缕的渊源如海关设关的地理条件、海关机构名称往往因地名改变而更改。海关历史上地名，英文单词相同，但在不同的地区，中文译名不同，甚至同一个英文单词，在同一个关区，同一个府、州，同一个县、厅，有多种不同的中文名称。为了使读者能够一目了然，本辞典主要参照1904年总税务司署造册处编印的NAMES OF PLACES CHINA COAST AND THE YANGTZE RIVER第二版，设置4个栏目：Name of place地名；Customs District海关区；Prefecture府、州名；Sub Prefecture县、名厅。如果同一个英文地名有2种以上中文地名，分别标明①②例如：Adan San鸭蛋山所在地：在浙海关区，宁波府，定海厅◎参见资料代号资料页码编号：XXXVIII1。例如：Bango lsland①淡水门山；②黄芝山所在地：淡水门山在浙海关区，台州府，临海县；黄芝山在浙海关区，台州府，临海县◎参见资料代号资料页码编号：XXXVIII2。
10. 本辞典所有词条按照第一个英文字母排序，再依次为第二个、第三个字母等，以此类推。在单词体例结构内出现部分相关词组，考虑到分类比较之，不按照26个英语字母排序。为了保持原文原件的习惯用语，如果某些名称之前加定冠词，本辞典仍将保留，但是，在辞典总排序中，则按照词组第二个单词的第一个英文字母排列。例如：The Duty Record Office综核房，此条目总排序的第一个字母应该是D而不是T。
11. 如果一个中文单词有两种或两种以上英语翻译或者一个词条既有英语又有汉语拼音，本词典编有互相参照方法。例如：ShuiWu Chu税务处另见Bureau of Customs Affairs税务处；Customs Board税务处，反之亦然。
12. 两个英文单词即使相近、相似，中文译词相同或者词意相近、相似，也予以单独各排一个词条，标明相互参照。但是为了严谨、规范，即使存在细微差别，也不予归入同一词条内列出等。例如，instruction for indoor staff内班通谕另见Instruction for Indoor Staff《新关内班诫程》，该词条英文字母完全相同相等，仅仅是英文字母大小写的细微差别。
13. 以某个整体版块或整体概念的词条与某些个体版块或个体概念的词条编写在一个大版块大词条时，重点编写前者，后者参见各个具体单独词条。例如Surtax附加税，指民国时期政府饬令海关除征收法定的进出口关税以外，另外依法附带征收的税项。民国时期征收的附加税有参见Surtax of Importation and Exportation进出口附加税；2.5% Surtax二五附加税；Surtax of relieve the refugees赈灾附加税；Provisional Surtax临时附加税；Luxury Surtax奢侈品附加税；Suppresive Surtax戡乱附加税；Surtax of dike building堤工附加税；Surtax of raw silk of volunteer生丝志愿附加税；extra charges of education附加教育费。
14. 本辞典以近代海关内容为主，但是由于中国近代海关历史与中国古代海关历史存在着对比、传承、过渡、连接等相互关系；并且海关总税务司署近百年编印的各种英文出版物内，多次出现过中国古代海关历史术语的插叙或者倒叙，这是翻译释义工作难以回避的实际问题。如thirteen factory广州十三行。从字面上难于理解，经编者查阅几十本全国及地方的海关志才考证到，thirteen factory指的是鸦片战争前，在广州为了方便货物进出，在业务现场设置的工作站，主要是联系货主与海关之间的申报、查验、征税等事宜。
15. 中国近代海关业务制度与海关建制人事一样，不同的年代和不同的海关，变化和修改内容也有差别，相关词条往往有特指，尽力在词条释义最前面予以标明。例如，Rules of application for examination of native goods exports土货出口报验规程，指民国时期关务署饬令海关重新制订进出口货物报关程序和民国二十一年1932年，总税务司署通令各关制订的土货出口报验手续。重新制订后土货出口报验规程是Red Box system红箱制度，指晚清时期源于江海关，对运送已完税的零星散货采用红色货箱以示区别的监管办法
17. 本辞典根据真实史料，经过梳理、归纳、提炼、创作出某些规则或非规则但是带有参考价值的翻译方法。例如，Chinese Names of Departments and Office in the Service海关机构各部门中文名称，指中国近代海关被西方列强把持时期，形成独具特点的税务、海务两大部门及其下属分支机构的汉语名字。海关各部门和各办公室的汉文名称，从1861年迄至1932年，所作的汉文名称，特别是在各口岸，不是俗语化，便是不适当或者缺乏标准化，为了达到统一标准起见，1932年3月11日，总税务司梅乐和下发第4403号通令规定海关机构各部门中文名称，以求划一。
虽然1932年3月总税务司下发通令，改变以往英、汉机构名称多变混杂状况，但仅仅是短暂的统一标准时期，不久，机构又产生多次增、减、调整。中国近代海关机构及其英文、中文的翻译，始终存在不同时期不同称呼，总税务司署与口岸海关机构不同称呼，部门之下的科课级机构、科课级之下的股级机构，除了存在固有的规律外，还有独特的名称和特殊的翻译方法。
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