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| 內容簡介： |
本书共分为六个部分，分别是行政人员的定位、行政管理的定义、行政费
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工作认知 工作心态 工作目标 工作模板 工作流程 工具表单 案例分析
职业发展方向构成了本书的八大模块。本书语言通俗质朴，案例源于现实工
作，具有很强的实战性、实用性、操作性、工具性，是一本易知、易懂、好看、
好读的行政管理书籍。
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| 關於作者： |
尹秀美：
毕业于湖南理工学院人力资源管理专业，有10余年行政人事管理经验，国家高级人力资源管理师、2014年度湖南省十佳HR经理人、中国HRD协会湖南分会理事、湖南省职协人力资源专业委员会第二届理事，一直在苹果装饰集团担任行政人力总监，在行政办公、文秘、档案、印章与证照、接待公关、电话管理、会议管理、行政费用管控、成本控制、企业文化、安全管理、后勤保障服务以及人力资源六大模块等工作，具有丰富的实战经验。
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| 目錄：
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第一章
行政人员的定位............................................................................1
1.1 他人眼中的行政管理.........................................................................................1
1.1.1 管家婆.....................................................................................................1
1.1.2 讨人嫌.....................................................................................................1
1.1.3 能干.........................................................................................................2
1.1.4 公司代表.................................................................................................5
1.1.5 参谋与助手.............................................................................................5
1.1.6 总务.........................................................................................................5
1.1.7 打杂高手.........................................................................................5
1.2 我对行政管理的认知.........................................................................................7
1.2.1 费用管理专家.........................................................................................8
1.2.2 效率管理专家.........................................................................................9
1.2.3 激励专家...............................................................................................10
1.2.4 专业服务专家.......................................................................................10
1.2.5 救火专家...............................................................................................10
1.3 行政管理人员的心态.......................................................................................11
1.3.1 空杯的心态...........................................................................................11
1.3.2 积极向上的心态...................................................................................11
1.3.3 努力学习的心态...................................................................................12
1.3.4 热情服务的心态...................................................................................12
1.3.5 理智平和的心态...................................................................................12
1.3.6 敢于付出的心态...................................................................................13
1.3.7 充满感恩的心态...................................................................................14
1.3.8 宽容的心态...........................................................................................15
1.4 行政管理人员的能力.......................................................................................15
1.4.1 专业能力...............................................................................................15
1.4.2 沟通能力...............................................................................................16
1.4.3 协调能力...............................................................................................19
1.4.4 组织能力...............................................................................................19
1.4.5 谈判能力...............................................................................................19
目
录
CONTENTS
行政管理流程及费用管控实务一本通 2
1.4.6 管理能力...............................................................................................20
1.4.7 学习能力...............................................................................................20
1.4.8 领导能力...............................................................................................21
1.4.9 洞察能力...............................................................................................21
1.4.10 培养下属能力.....................................................................................21
1.4.11 时间管理能力.....................................................................................22
1.4.12 创新能力.............................................................................................24
第二章
行政管理的定义及岗位内容.......................................................25
2.1 行政管理概述...................................................................................................25
2.1.1 广义上的行政管理...............................................................................25
2.1.2 狭义上的行政管理...............................................................................25
2.2 行政组织岗位说明书.......................................................................................25
2.2.1 行政总监的岗位说明书.......................................................................26
2.2.2 行政经理的岗位说明书.......................................................................27
2.2.3 行政主管的岗位说明书.......................................................................28
2.2.4 行政专员的岗位说明书.......................................................................30
2.2.5 行政助理的岗位说明书.......................................................................31
2.2.6 行政前台的岗位说明书.......................................................................32
2.2.7 司机的岗位说明书...............................................................................34
2.2.8 保洁员的岗位说明书...........................................................................35
2.2.9 采购员的岗位说明书...........................................................................36
2.2.10 保安的岗位说明书.............................................................................37
2.2.11 网络管理员的岗位说明书.................................................................38
2.3 行政管理工作范围、职责与流程设计...........................................................39
2.3.1 行政管理工作范围...............................................................................39
2.3.2 行政管理工作职责...............................................................................39
2.3.3 行政事务处理流程与工作标准...........................................................40
2.3.4 行政督办管理流程与工作标准...........................................................42
2.3.5 行政监督检查管理流程与工作标准....................................................44
2.4 文件管理...........................................................................................................45
2.4.1 文件资料管理制度...............................................................................46
2.4.2 文书事务管理流程设计.......................................................................49
2.4.3 收文管理流程与工作标准...................................................................50
2.4.4 发文管理流程与工作标准...................................................................52
2.4.5 文书起草管理流程与工作标准...........................................................53
目
录
3
2.4.6 信函收发管理流程与工作标准...........................................................55
2.4.7 传真发文管理流程与工作标准...........................................................56
2.4.8 传真收文管理流程与工作标准...........................................................58
2.4.9 文书会签管理流程与工作标准...........................................................59
2.4.10 文件资料管理流程设计.....................................................................61
2.4.11 文件资料管理流程与工作标准..........................................................62
2.4.12 办公文件管理流程与工作标准..........................................................64
2.4.13 文件借阅管理流程与工作标准..........................................................65
2.4.14 文件资料销毁管理流程与工作标准..................................................67
2.4.15 文件类别.............................................................................................69
2.4.16 文件规范与要求.................................................................................71
2.4.17 文件报批流程.....................................................................................72
2.4.18 文件保管与失效.................................................................................72
2.4.19 工具表单.............................................................................................72
2.5 流程管理...........................................................................................................75
2.5.1 流程的制定与修改...............................................................................75
2.5.2 流程的管理方式...................................................................................75
2.5.3 流程的规范与实施...............................................................................75
2.6 会议管理...........................................................................................................76
2.6.1 会议管理制度.......................................................................................76
2.6.2 会议管理流程与工作标准...................................................................78
2.6.3 会议准备管理流程与工作标准...........................................................80
2.6.4 会议开展管理流程与工作标准...........................................................82
2.6.5 会议善后管理流程与工作标准...........................................................84
2.6.6 会议的种类...........................................................................................86
2.6.7 会议准备与会议纪律...........................................................................88
2.6.8 会议要求...............................................................................................88
2.6.9 会议记录...............................................................................................88
2.6.10 会议决议.............................................................................................89
2.6.11 会议室的申请与使用规定.................................................................89
2.6.12 工具表单.............................................................................................89
2.7 办公用品管理...................................................................................................92
2.7.1 办公用品管理制度...............................................................................92
2.7.2 办公用品管理流程...............................................................................93
2.7.3 办公用品日常管理流程与工作标准....................................................94
2.7.4 办公用品申购管理流程与工作标准....................................................96
行政管理流程及费用管控实务一本通 4
2.7.5 办公用品采购管理流程与工作标准....................................................98
2.7.6 办公用品比价管理流程与工作标准....................................................99
2.7.7 办公用品验收入库流程与工作标准..................................................101
2.7.8 办公用品领用管理流程与工作标准..................................................102
2.7.9 工具表单.............................................................................................104
2.8 办公设备管理.................................................................................................106
2.8.1 办公设备管理制度.............................................................................106
2.8.2 办公设备管理流程.............................................................................107
2.8.3 办公设备采购管理流程与工作标准..................................................110
2.8.4 办公设备维修管理流程与工作标准..................................................112
2.8.5 办公设备报废管理流程与工作标准..................................................114
2.9 固定资产管理.................................................................................................115
2.9.1 固定资产管理制度.............................................................................115
2.9.2 工具表单.............................................................................................119
2.10 印章管理与证照管理...................................................................................122
2.10.1 印章与证照管理制度.......................................................................122
2.10.2 印章与证照管理流程设计...............................................................124
2.10.3 印章管理流程与工作标准...............................................................125
2.10.4 证照管理流程与工作标准...............................................................127
2.10.5 印章刻制管理流程与工作标准........................................................128
2.10.6 印章使用管理流程与工作标准........................................................130
2.10.7 证照使用管理流程与工作标准........................................................132
2.10.8 范围与效力.......................................................................................133
2.10.9 印章的刻制与保管...........................................................................134
2.10.10 印章如何管理.................................................................................135
2.10.11 【案例传真】谁动了我的印章......................................................135
2.10.12 工具表单.........................................................................................137
2.11 名片管理.......................................................................................................138
2.11.1 名片管理制度...................................................................................138
2.11.2 名片印制管理流程与工作标准........................................................139
2.11.3 名片礼仪...........................................................................................139
2.11.4 工具表单...........................................................................................141
2.12 钥匙管理.......................................................................................................142
2.12.1 钥匙管理制度...................................................................................142
2.12.2 工具表单...........................................................................................143
2.13 电话管理.......................................................................................................144
目
录
5
2.13.1 电话礼仪...........................................................................................144
2.13.2 电话分类...........................................................................................146
2.13.3 电话的申请与发放...........................................................................146
2.13.4 电话使用规定...................................................................................146
2.13.5 电话故障与维修处理.......................................................................146
2.13.6 工具表单...........................................................................................147
2.14 车辆与司机管理...........................................................................................149
2.14.1 车辆与司机管理制度.......................................................................149
2.14.2 车辆与司机管理流程.......................................................................150
2.14.3 车辆使用管理流程与工作标准........................................................151
2.14.4 车辆维修管理流程与工作标准........................................................152
2.14.5 车辆租赁管理流程与工作标准........................................................154
2.14.6 车辆加油管理流程与工作标准........................................................155
2.14.7 车辆肇事处理流程与工作标准........................................................157
2.14.8 车辆年检管理流程与工作标准........................................................159
2.14.9 司机出车管理流程与工作标准........................................................161
2.14.10 工具表单.........................................................................................162
2.15 卫生安全管理...............................................................................................165
2.15.1 办公室卫生安全管理.......................................................................165
2.15.2 宿舍卫生安全管理...........................................................................172
2.15.3 食堂卫生安全管理...........................................................................177
2.15.4 工具表单...........................................................................................178
2.16 公关事务管理...............................................................................................182
2.16.1 公关事务管理制度...........................................................................183
2.16.2 工具表单...........................................................................................185
2.17 日常事务管理...............................................................................................188
2.17.1 员工纪律管理制度...........................................................................189
2.17.2 用水用电管理制度...........................................................................190
2.17.3 员工节假日管理制度.......................................................................191
2.17.4 旅游管理制度...................................................................................195
2.17.5 员工考勤管理制度...........................................................................196
2.17.6 工衣制服管理制度...........................................................................197
2.17.7 文件复印与打印管理制度...............................................................200
2.17.8 票务管理制度...................................................................................203
2.18 档案管理.......................................................................................................204
2.18.1 档案管理制度...................................................................................205
行政管理流程及费用管控实务一本通 6
2.18.2 档案管理流程设计...........................................................................206
2.18.3 档案日常管理流程与工作标准........................................................207
2.18.4 档案归档、维护流程与工作标准....................................................208
2.18.5 档案借阅、归还流程与工作标准....................................................211
2.18.6 档案销毁管理流程与工作标准........................................................213
2.18.7 档案保密管理流程与工作标准........................................................215
2.18.8 声像档案管理流程与工作标准........................................................217
第三章
行政费用成本控制与效率提升.................................................219
3.1 行政办公费用管理.........................................................................................219
3.1.1 行政费用预测管理制度.....................................................................219
3.1.2 行政办公费用管理流程设计.............................................................220
3.1.3 行政费用控制管理流程与工作标准..................................................221
3.1.4 行政费用预算管理流程与工作标准..................................................223
3.1.5 【案例传真】海尔公司成本控制......................................................225
3.1.6 工具表单.............................................................................................227
3.2 七把利剑帮你控制行政成本.........................................................................228
3.2.1 凡事预则立，不预则废.....................................................................228
3.2.2 把控费用节点.....................................................................................228
3.2.3 精打细算，建立台账.........................................................................229
3.2.4 控制成本，专款专用.........................................................................230
3.2.5 杜绝浪费，不乱花乱丢.....................................................................230
3.2.6 砍掉多余成本.....................................................................................231
3.2.7 开诚布公.............................................................................................231
3.3 会议费用控制与效率提升.............................................................................232
3.3.1 会议概述.............................................................................................232
3.3.2 管理就是开会，但开会不一定是管理..............................................232
3.3.3 三星高效会议十大原则.....................................................................233
3.3.4 提高会议效率的秘诀.........................................................................235
3.3.5 如何降低会议成本费用.....................................................................236
3.3.6 电话会议如何帮助企业提高效率......................................................241
3.3.7 视频会议如何帮助企业提高效率......................................................242
3.3.8 利用微信、钉钉软件提高企业效率..................................................243
3.3.9 如何利用互联网 时代提高会议效率.......................................245
3.3.10 会议组织流程图...............................................................................246
3.3.11 公司员工内部场地会议...................................................................247
目
录
7
3.3.12 公司员工场外会议...........................................................................252
3.4 招待费用控制与效率提升.............................................................................257
3.4.1 日常接待管理流程设计.....................................................................257
3.4.2 预约接待管理流程与工作标准.........................................................258
3.4.3 临时接待管理流程与工作标准.........................................................260
3.4.4 参观接待管理流程与工作标准.........................................................261
3.4.5 如何制定招待费用标准.....................................................................263
3.4.6 客户接待的标准.................................................................................266
3.4.7 公司内部领导招待的标准.................................................................272
3.4.8 工具表单.............................................................................................274
3.5 安全费用管理.................................................................................................276
3.5.1 消防、防火、用电、防盗安全管理制度..........................................276
3.5.2 安全防范措施.....................................................................................280
3.5.3 【案例传真】典型火灾案例.............................................................281
3.5.4 消防安全管理工具表单.....................................................................283
3.6 突发事件应急管理.........................................................................................284
3.6.1 突发事件应急管理制度.....................................................................284
3.6.2 突发事件处理工具表单.....................................................................286
3.7 办公费用控制与效率提升.............................................................................289
3.7.1 办公用品费用管理.............................................................................289
3.7.2 低值易耗品费用管理.........................................................................290
3.7.3 计算机与计算机网络管理.................................................................291
3.8 出差费用控制与效率提升.............................................................................294
3.8.1 出差管理制度.....................................................................................294
3.8.2 出差管理流程.....................................................................................297
3.8.3 工具表单.............................................................................................300
3.9 宣传费与广告制作费用管理.........................................................................302
3.10 年度预算费用制定表单...............................................................................303
3.11 如何合理地分配与使用费用.......................................................................305
3.12 选择合适的供应商.......................................................................................306
3.13 采购谈判流程...............................................................................................307
3.14 用技巧性的采购谈判降低企业成本...........................................................309
3.15 选择最佳供应商以节省成本.......................................................................311
3.16 做好供应商的评审和监控...........................................................................313
3.17 费用报销管理...............................................................................................315
行政管理流程及费
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| 內容試閱：
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写作缘起
在大多数人眼里，行政管理就是做后勤工作的、提供服务的、打杂的，一
直给人一种公司的管家婆、公司代表、参谋与助手、总务、
打杂高手、 总
经理的后院、公司的大内总管的印象。
从事行政人力工作10 多年来，让我对行政工作有了新的认识和定位。跟很
多同行聊起行政工作，他们都觉得这项工作是吃力不讨好，受夹板气，整天就
像一个救火队，哪里需要哪里搬，看不到成绩，老板不重视，没有成就感
等，满腹牢骚。说实话，我个人感觉，行政管理工作，其实就是在经营一家公
司，从公司核名、注册、公司开业、经营、销售业绩、产品开发、客户服务等
都是息息相关的，同时我觉得要做好行政工作是一件成就老板的好事情。行政
工作并不是人人都可以做好的，每一位从业人员至少要具备梦想、踏实、勤奋、
责任、积极、细心、用心、耐心的特点才得以取得功不可没的好业绩，职场上
也能快速进阶！
笔者写的《行政管理流程及费用管理实务一本通》让大家在不同的角度来
了解行政管理工作重要性。
内容结构
本书分为六个部分，分别为行政人员的定位、行政管理的定义、行政费用
成本控制与效率提升、如何让你在行政管理中更专业化、如何成为一名优秀行
政管理者以及行政管理未来的发展。由工作认知 工作心态 工作目标 工作制
度与流程 工具表单 案例分析构成了本书的八大模块。书中语言通俗而朴实，
案例源于现实工作中，具有很强的实战性。
本书亮点
（一）易知、易懂。第一部分主要讲解的是行政人员的定位。做行政工作，
小到一粒灰、一张纸、一支笔、一分钱、一度电、一滴水，大到上百万元、千
万元费用等项目的成本控制、公司文化、凝聚力，上下级的顺畅沟通，平行部
门之间的互相协助，不仅要抓重点，也要抓细节，正所谓细节决定成败，一个
公司是否健康，不是看盈利多少，而是看员工的稳定性如何，盈利靠一线，稳
定、安全就是行政管理人员的职责所在；此外，从我对行政管理的认知，行政
部门是一个公司的核心部门，对公司的内部事务进行指挥、调动和决策。公司
前
言
PREFACE
除直接生产任务之外的大小事务都是行政部要管的。而这些所谓的管，不
外乎是管事理人，实施一些调动、指挥、决策、处理、协调等这些都是行政部
门的基本工作，所以管称行政岗位的名字很多，比如：费用管理专家、效率管
理专家、激励专家、专业服务专家、救火专家等等。以及从行政管理人员的心
态，行政管理人员的能力等进行详述，让大家对行政管理工作如何进行深入的
分析、细化，如何认清哪些事务是重要的紧急的，哪些是可以推迟的，本书中
详细介绍了分清事务轻重缓急的优先次序的方法。
（二）实战、实用。第二部分至第三部分主要结合企业的实际工作目标 工
作制度与流程 工具表单 案例分析进行详述，让大家更清晰自己的工作目标，
从浅入深，从简单到精通，能够灵活运用书中的工作模板、工作制度、工作流
程、工具表单，比如：行政组织岗位说明书是为了建立和完善行政部的工作流
程、岗位职责、工作对象、工作方式，使部门工作更加清晰、灵活、高效；行
政管理工作范围与流程设计，包括文件管理、流程管理、会议管理、办公用品
管理、办公设备管理、固定资产管理、印章与证照管理、名片管理、钥匙管理、
电话管理、车辆与司机管理、安全卫生管理、公关事管理、日常事务管理、档
案管理等；七把利剑帮你控制行政成本等内容，都是在实践工作中积累的知识、
经验，给予大家精彩的分享并对大家非常实用、方便、有效帮助。
（三）好看、好读。第四部分至第六部分主要从如何让你在行政管理中更专
业化到如何成为一名优秀行政管理者，再到行政管理未来发展，重点简述行政
管理人员如何从外行到专业化，如何从普通的行政人员成为一名优秀的行政管
理者的应掌握的方法、技巧；最后讲到行政人员的职业发展规划，融入了互联
网的知识，更加便于大家阅读。该部分内容借鉴了网上个别案例。
读者对象
本书适合行政管理人员、企业中高层管理人员、管理咨询人士、企业培训
人员、高等院校相关专业的师生阅读使用。
书中不尽之处在所难免，恳请读者批评指正，并真诚希望本书帮助您取
得显著的进步。
为了方便读者学习，本书除了提供书中配套表单的电子档，还超值赠送
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编者
2017 年7 月
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