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细致描述优秀机关秘书全方位能力
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| 內容簡介： |
企业秘书与机关秘书相比，显然其挑战性更强，对个人创新、适应能力要求也更强。在传统秘书工作中，秘书一职被定位为“办文、办会、办事”三合一式的工作职位，但如今，秘书不仅需要做到以上“三办”，更要担当起管理者决策的参谋者、上司智囊的作用。书中不仅通过有效地探讨秘书与管理者之间的特殊关系，指出了新时代秘书在为管理者服务过程中，应格外注意的技能、绩效问题;同时，还根据秘书职业发展特征，为普通秘书成长为资深优质秘书、打造个人职业生涯提供了积极的意见与建议。
机关秘书岗位既容易锻炼人，却也易埋没人，运用得当，你便能够“脱胎成才”;运用不佳，你便会成“沧海遗珠”——本书不仅对于机关秘书做好本职工作有积极的帮助，对刚刚进入机关工作的新鲜人、对机关中“明珠蒙尘”的员工也大有裨益。
需要我们格外提醒的是：再好的建议，都需要在“实践、实践、再实践”中才能够出效果。书中积累的经验唯有运用到实际工作中，才能够让你有所收获。因此，阅读之后，积极地将这些源自于机关优秀秘书的工作技巧运用在日常工作中吧!
在心领神会与实际行动间，你自会看到一片广阔新天地!
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| 目錄：
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第1 章 明确职业操守，上好权力的“保险丝”
新进机关，积累经验尽快入门
揭秘真相，打造秘书升职价值
平淡态度，弱化权力负面作用
奉献十心，奠定良好政治素质
多学善用，提升自我法律素质
平衡心态，塑造健康职业心理
深入工作，解好四个不等式
第2 章 重视公文写作，争当单位的“笔杆子”
紧跟政策解读，积攒写作材料
把好四关，做好公文起草
代拟文书，注意围绕领导风格
写好讲话稿，助力领导提升讲话质量
把握要点，写好决策性文件
发挥创新，将重复性政策内容写出新意
改进文风，让公文体现“短、实、新”
第3 章 提升隐性实力，努力增强工作本领
积累总结力，用诀窍积攒工作经验
发挥执行力，让任务落到实处
提升学习力，成为“通才”与“杂家”
运用思考力，遇事多思方可多悟
锻炼谋略力，让参谋更加有道 .
强化调研力，用“一条龙”工作法为决策献计
急事急办，立足时间原则按步处理
第4 章 处理相关信息，为领导决策提供意见
参考既定流程，做好公文拟办
收集舆情，向领导传达基层信息
依“快速有效”原则，安排文件传阅
立足职位需求，提供可靠信息资源
告别通病，提高政务信息的开掘能力
立足基层，探索多平台信息工作方法
第5 章 安排会务工作，辅助领导开好会议
筹备内会，五大要点不可不知
大型会议，有效组织安排工作
针对主题，为领导准备好讲话稿
周全服务，让领导专心讨论问题
做好记录，让领导事后有参阅资料
及时整理，形成会后完整文件
紧抓落实，促进会议精神的具体部署
第6 章 创新工作方法，细致进行领导服务
外出视察，当好领导的“公务陪同”
处理差距，让积极表现适度
建立意识，帮助领导维护声誉
培养默契，知晓领导暗语
不同个性，不同沟通方式
恰当回避，让领导拥有私人空间
依据原则，妥善面对领导私事
第7 章 加强安全意识，把保密工作做出特色
规避七大误区，树立严格的保密意识
立足四大方面，做好保密工作
重视三环节，让密件内容不外传
迎接新挑战，适应改革开放下的保密新形势
面对信访人员，安抚与保密并行
…………
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| 內容試閱：
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把好四关，做好公文起草
公文处理工作是从公文起草开始的，公文起草质量的好与坏，直接影响与决定了公文处理的其他环节，公文起草得质量好，从公文校核开始到以后的各个环节便比较顺利;反之便需要大的修改甚至是重新起草，所以，唯有保护公文起草的质量，才能够使整个办文工作效率获得提升。
值得注意的是，公文起草无法一蹴而就，它本身就是对决策事项的感知、认知、论证、深化、提高与完善的过程，必须要慎重对待;同时，公文起草还是大局与局部、宏观与微观、知识与技能、对上级负责与对人民负责的有机结合，而负责公文起草的秘书人员则是这一结合过程的主要“控制者”。想要做好公文起草，秘书人员便必须要在公文符合党的路线方针政策、国家法律法规的前提之下，做到以下几点。
1. 了解公文所要反映的问题的实际情况
所有的公文都是为了解决实际问题而拟写的，而解决实际问题的前提是：对实际问题有全局性的了解，知道事情因何而生、解决的方向与途径在哪里，应把握哪些关键环节。唯有了解与吃透了实际情况，才能使公文提出的意见、措施与办法等报告起来对路子、方向正、效果立竿见影。因此，秘书在动笔以前，应针对公文需要解决的问题，调查清楚以下内容：
1公文要反映与解决的问题是什么?如大学生就业、农民工返乡
2此问题目前呈现何种现状?大学生就业难;农民工再就业问题多
3此局面为何出现?就业岗位少、就业人员多，大学生竞争实力不足，“高学历、低能力”现象普遍存在;农民工返乡人数多但技术水平不高，很难自成体系等
4此局面若持续会造成怎样的后果?失业者增多，若无积极政策引导、组织与应对，社会闲散人员增多，会使部分家庭收入降低、人心涣散，各种恶习有可能再次滋长……
5解决的途径与方法是什么?
6给出的建议与意见是什么?
唯有围绕公文所要解决的具体问题，彻底地了解了上述真实情况，才有可能写出有的放矢的文件。
2. 吃透领导的发文意图
每个公文都有明确的发文单位，而公文的发出，则代表了该单位的工作意图或者最终决策，同时也指出了单位的政策与价值取向。现实党政机关中，一些重要的决定、重大的决策，多由主要领导或者领导层拍板定案，所以，从某种意义上来说，领导的意图往往代表了公文的意向与具体目标。用毛主席的话来说就是：“大政方针路线确定以后，干部就是决定的因素。”
另一方面，发文以前，领导往往会站在一定的高度，对更上一级的政策与指示精神进行理解与研究，同时，他们也会比秘书更全面地了解本部门、本行业、本区域的工作情况，在考虑问题时，他们更有权威性与全局性。因此，他们提出的意见也往往更有针对性。从上述角度而言，每个单位的公文都是为了贯彻落实上级指示精神、指导与推进眼前的现实工作获得成效而进行的。所以，领导意图往往表现了所在单位对国家大政方针的理解程度与具体的执行力度。因此，秘书必须要将上司指示精神、本单位领导的意图与现实工作进行结合，并
根据领导的态度与意图、修改与解决问题的具体办法以后，才能形成公文的主旨，确立具体的写作角度。
3. 听懂公文起草前的“面授机宜”
实际工作过程中，每一次起草公文以前，单位主管人员都会对秘书写作公文进行当面嘱咐，嘱咐的内容主要包括：
1在怎样的大环境下起草这份文件?
2在小环境范围内发文的意图与目的是什么?
3文件的中心内容如何阐述与安排?
4分析问题的切入点、角度如何选择?
5解决问题的主要办法与措施有哪些?
6具体的文件是什么?
若一份文件仅仅是为了改善当前相关工作中不如意的方面，那么，公文中便可指出目前情况如何，存在何种问题、解决方式与需要相关部若文件是为了请求上级帮助解决问题而写作的，便需要确定公文主要内容，是拟请上级机关答复同意还是否定某个意见、提议;抑或是期待上级帮助解决哪些问题。
值得一提的是，秘书人员并不具备确定公文文种的权力，因此，公文写作以前，需要领导来根据文件内容来确定公文具体文件、发文范围、发文具体要求，以及文件发送范围、阅读对象。
需要通过领导确定公文文种
·若写工作汇报，是写专题报告还是综合情况报告?
·针对下级来文所反映的问题，是写一个明确的指示或复函，还
是写一个带规定性质的通知?
·是向上级进行工作汇报，还是相关单位进行经验推广、介绍?
·是给领导以及有关部门人员阅读，还是向全体人员传阅?
·是要求对方了解，还是要求对方一定要答复?
·是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、征求意见、研究参考?
4. 要注意将公文精品化
篇幅过长是目前许多部门与地方公文写作过程中的一个通病。在战争年代，毛主席曾提出过：“我们应该研究一下文章怎么写得短些，写得精粹些。”眼下，虽然已是和平年代，但党政机关内的工作压力却日渐增大，近年来，“精简公文”在机关内也渐成趋势。因此，秘书应锻炼自己写短文、写精品的能力。
在公文起草过程中，秘书人员应逐字逐句进行推敲，将一些可有可无的字、词、句删除，使繁言简化，将毫无实际意义的大话、空话、套话、废话抹去，努力做到既让公文体现政策性与实用性，又可体现出文字简洁之美感。
强化调研力，用“一条龙”工作法为决策献计
调研是我党优秀的传统，也是决策必要的前置程序：它不仅能够帮助机关领导摸清情况，同时也能令机关人员深入群众、了解基层群众所思、所需，因此，对机关工作而言，调查研究有其存在的必要性。但往日里，调研往往立足于“一对一”、“面对面”式的基本方式，此类方法在现实工作中明显有些落伍。
某县机关想要在内部推行分流政策，上级领导给出了指导建议：将优秀人员留用、普通人员若自愿分流，可享受一定的优惠，如，从机关分流并自愿参与私营企业兴建者，在规定期限内保留原职务、原编制，同时连续计算工龄，且不影响晋级、调资。为了获得机关内所有工作人员对该次分流工作的意见，领导特意安排了秘书部秘书全部出动，实现“一对一”、“面对面”式调研。在长达两个月的调研后，秘书部主任发现，机关内有53%
的人员自愿离职或辞职从商——这就意味着，原本预估会出现的基层不满并不存在，而浪费两个多月的时间在这件事情上，也令上级领导对该单位留下了“办事拖沓、效率低下”的印象。
过去，调研往往被运用于情况不明、信息不畅的情况中，但是如今，我们已经全面进入信息时代，信息技术方兴未艾，获取信息的渠道也日新月异，人们表达愿望的渠道也日渐丰富，政府获得信息的方法、手段与渠道也不断拓展，虽然传统的调研方式对于秘书完成调研工作有着积极的重要价值，但是，单纯地利用过往的陈旧调研，既会造成资源浪费，又会延误领导决策时间。因此，如何提升自我调研力，如何形成快速、准确的调研方法便成为了需要秘书人员下工夫去学习的另一项工作技能。
立足实用性，全面提升个人调研能力
调研的内容往往是多方面的，不同行业的岗位，秘书调研的内容也往往呈现为多方面。一般情况下，秘书参与调研的内容多可分为下面表格中的五类。
调研是解决问题、科学决策的得力工具，毛泽东就曾提出过：“没有调查，便没有发言权”、“不做正确的调查同样没有发言权。”这些话都充分地说明了调研力高低的重要性。搞调研与做其他工作一样，都会有效益问题：优秀秘书拥有极强的调研能力，他们总是能够通过有效高质的调研，为领导决策、为解决矛盾提供帮助，而在这些秘书们运用调研推进工作的过程中，一般都有“一条龙”式工作方法存在。
1. 画龙先点睛：明确调研目的
不管是何种调研，都不能“朦朦胧胧去、迷迷糊糊归”，而是必须要做到明确调研目的。这次调研的目的是什么?最终想要形成一个什么样的东西? 它有什么样的价值?
所谓的“带着问题下去，带着方法回来”便是指这一意思。
所以，大的调研活动应制订出明确的调研计划，需要重点了解分析的是什么?
要找哪些人进行“一对一”的交谈、要使用什么方法调研、在多大范围内进行调研等，都要弄清楚。
就算是不形成文字调研，在思想上也要明确“我要去干什么”。而这
些调研计划不可凭个人意志、想象与个人好恶来进行取舍，而是要根据“所在机关之所急、领导之所思、当下之所难”来确定，力求所选择的目的有明确的针对性、启发性与可操作性。
2. 选择恰当的调研方法
在决定展开调研以前，秘书人员必须要首先选择好该次的具体方法：这次调研是进行试卷调查还是面对面座谈?是进行普查还是进行重点调查?
抽样调查的效果好，还是典型调查的效果好?同时，秘书还应考虑到调研主体：若调研对象是本机关工作者，那么，大可设计问卷进行调研;若调研对象是大学生，则可通过网络进行调研;若对象是文化程度相对较低的农民朋友，那么，“一对一”式调研很可能效果更好。
一般而言，涉及人数越多的调研获得的信息越准确，但其工作量与耗费的人力、物力也往往与准确度呈正比。受惠于科技发展，当代机关秘书在进行调研时，可从网络进行的调查，便不需要再用实地调查;可通过问卷调查的，便应摒弃“面对面”调查——选对了方法，调查的效率便会获得极大的提升。
3. 将目的进一步延伸
一次出色的调研离不开细致化的过程。在调研范畴的确定过程中，应处理好“点”与“面”的关系。比如，要进行农民收入情况的调查，不管是一个市还是一个县，你肯定要有具体的情况分析：在某村中情况如何、某镇中怎样，某镇的李大叔如何说的，某村的张大娘有什么样的感受……类似的表述在调研过程中应有所牵涉。除此以外，还应有完整的“面”上的情况：全市或全县范围内，农民收入情况如何。有“面”无“点”显得调研过于笼统，感染力、说服力不强;有“点”无“面”，便会凸显概括力不强，没有整体的感受。除了处理好“点”与“面”的情况以外，还要处理好“表”与“里”的关系。“表”即表面现象，而“里”即事物的本质。调研过程应体现出“互为表里”，即将外部的表面现象与内部的根本原因进行联系、全面调研，不可捕风捉影。
一些秘书在调研时，多半只关注表面现象，而内里原因却往往很少涉及，这种不够深入的调研往往无法为领导决策提供真实可信的信息——唯有深入地调查，才能够写出具有震撼力的东西。
4. 将调研成果具体呈现
一场调研结束后，便需要将调研成果进一步综合整理、分析加工后，形成书面报告。
调研报告主体内容
·对调研目的以及要解决的问题的具体说明;
·对调研背景如自然资源、环境条件、政策背景等进行介绍;
·对分析的方进行介绍，如抽样调查，收集资料、整理技术分析等;
·调研数据的具体收集情况;
·提出论点，将自己的观点、主张与看法一一列出;
·运用调研的数据来论证、支持自己的主张或看法;
·提出解决问题、领导决策可供选择的建议、方案或步骤;
·预测实施过程中有可能遇到的风险，并提出具体的决策。
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